Tú sabes a qué me refiero, porque tú (y sólo tú) sabes cómo hiciste el RFP. Si fue a las carreras, contra reloj, nadie más lo revisó, es muy probable que hayas omitido muchos elementos necesarios para tener éxito en tu nuevo proyecto con proveedor. Si sientes que es tu caso, lee con urgencia hasta el final.

¿Sólido?

Pero un momento, ¿que significa sólido?, esto es importante, porque sólido no significa que tenga muchas páginas, (puede tener 500 páginas y ser ligero). Sólido significa que guiará al proveedor a generar una propuesta que satisfaga las necesidades reales por las que has convocado el proyecto y que todo eso podrá ser fijado en un contrato.

Pero…

Claro, muchas veces me han dicho “pero por qué necesitamos poner todo eso en el RFP” o “mira no es necesario hacer algo tan detallado” o la peor “¿por qué tenemos que hacerlo nosotros? hay que pedirle al proveedor que se encargue del detalle del RFP”. Podría estar de acuerdo, pero hay que analizar los matices. Imagina que necesitas una casa para tu perro, ¿requieres planes de contratación detallados y especificaciones exhaustivas?, sin dudar: ¡No! bastará con un bosquejo en una libreta y punto; pero, si lo que tienes que construir una edificación más compleja vas a necesitar muchísimo más que eso.

Entonces los retos son dos: i. Tener clara conciencia de cuándo tu producto de software puede manejarse como la adquisición de una casa para perro. ii. Tener claras las guías de lo que se debe hacer cuando se trate de algo de mayor complejidad.

Si el proyecto o servicio que debes contratar a uno más proveedores, es algo relacionado al plan estratégico de tu compañía o algo que afecta directamente el negocio central o resuelve un problema operativo que afecta muchas personas en la compañía, sin dudar, no es una casa para perro, por lo que debes tener una respuesta a la altura y preparar un RFP sólido.

¿Cómo es tu caso?

Caso crítico

No sabes que es RFP, no sabes que tenías que hacer uno y ya contrataste al proveedor y el producto es crítico para el negocio. Es altamente probable que tu proyecto y negocio enfrenten graves problemas y que veas hasta una cancelación de proyecto luego de una larga agonía con muchos estertores. Si acaso el proyecto termina, el producto que resulte de ese proyecto muy probablemente no logre satisfacer cabalmente a sus usuarios y tendrá un costo de mantenimiento alto. Busca ayuda profesional.

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